Les rôles et ce qu'ils permettent de faire – Centre d'Aide

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Cet article s'adresse aux professionnels dont l'organisation compte plusieurs collaborateurs. Il explique ce qu'est un rôle, quels rôles existent, ce que chacun permet de faire, et pourquoi une fonctionnalité peut rester invisible malgré un rôle attribué.

En résumé

Un rôle regroupe un ensemble d'accès correspondant à un domaine : les achats, les ventes, les annonces ou l'administration de l'organisation.

Quatre rôles existent : Organisation, Fiches produits, Ventes et Achats.

Les rôles sont attribués individuellement, membre par membre.

Un rôle ne peut jamais donner accès à une fonctionnalité que votre organisation n'exerce pas : une organisation uniquement acheteuse ne propose pas les rôles liés à la vente.

Le premier membre, celui qui a créé l'organisation, dispose par défaut de tous les rôles disponibles.

1. Deux niveaux déterminent vos accès

Ce que vous pouvez faire sur Agorastore résulte toujours de la combinaison de deux éléments :

Les activités de votre organisation	Vos rôles
Définissent les fonctionnalités disponibles pour la structure (acheter, vendre, ou les deux)	Déterminent lesquelles de ces fonctionnalités vous pouvez utiliser
S'appliquent à l'ensemble des membres	S'appliquent à chaque membre individuellement
Évoluent avec votre accord commercial	Évoluent à la main des membres administrateurs

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Exemple : votre organisation est autorisée à vendre. Pour autant, tous vos collègues ne peuvent pas créer d'annonces : seuls ceux disposant du rôle Fiches produits ou Ventes accèdent à ces écrans.

2. Les quatre rôles et ce qu'ils permettent

Rôle	Ce qu'il permet	Disponible pour
Organisation	Gérer les informations générales, les adresses, les informations administratives et les documents ; consulter et gérer les membres et les invitations.	Toutes les organisations
Achats	Participer aux enchères, suivre les achats, régler les factures d'achat, accéder aux informations de retrait.	Organisations acheteuses
Fiches produits	Créer les annonces, modifier les brouillons, préparer les biens avant leur mise en ligne.	Organisations vendeuses
Ventes	Suivre les ventes, gérer les transactions, consulter les factures de vente, confirmer les retraits des biens.	Organisations vendeuses

Un membre peut cumuler plusieurs rôles. Par exemple, un responsable achats et ventes disposera des rôles Achats, Fiches produits et Ventes.

3. Deux façons d'attribuer les rôles

Mode	Fonctionnement
Administrateur de l'organisation	Le membre reçoit automatiquement tous les rôles disponibles. Si votre organisation gagne une nouvelle activité, les nouveaux rôles lui sont attribués sans intervention. C'est le mode du premier membre, celui qui a créé l'organisation.
Sélection de rôles	Vous choisissez un ou plusieurs rôles précis. Le membre conserve exactement ces rôles, même si de nouvelles fonctionnalités deviennent disponibles.

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Bonne pratique : réservez le mode administrateur aux responsables de la structure, et attribuez des rôles ciblés aux autres collaborateurs. Vous limitez ainsi les erreurs de manipulation sur les enchères et les factures.

4. Modifier les rôles d'un membre

Si vous disposez du rôle Organisation :

Ouvrez Organisation > Utilisateurs.

Repérez le membre concerné dans la liste, à l'aide de la recherche si besoin.

Ouvrez le menu d'actions en bout de ligne, puis choisissez la modification du rôle.

Cochez ou décochez les rôles souhaités parmi ceux disponibles pour votre organisation.

Enregistrez : la colonne Rôle du tableau est mise à jour immédiatement.

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Le membre concerné peut avoir à se reconnecter pour que ses nouveaux accès apparaissent dans son espace personnel.

5. Le cas du rôle personnalisé

Certains membres affichent la mention Rôle personnalisé dans la colonne Rôle. Cela signifie que leurs accès ont été ajustés finement, au-delà des quatre rôles standard, à la demande de votre organisation.

Sur ordinateur, survolez la mention pour voir les rôles concernés par cette personnalisation.

Sur mobile, appuyez sur la mention : le détail s'affiche dans un panneau.

⚠️

Les rôles d'un membre en rôle personnalisé ne sont pas modifiables en autonomie. Un message vous invite à contacter le service client, qui procédera à l'ajustement avec vous.

6. Une fonctionnalité n'apparaît pas : que vérifier ?

Votre rôle : consultez la liste des membres, la colonne Rôle indique ce qui vous est attribué.

L'activité de votre organisation : le menu Vendre n'apparaît que si votre organisation est enregistrée comme vendeuse, le menu Acheter que si elle est acheteuse.

Votre session : déconnectez-vous puis reconnectez-vous après une modification de rôle.

Si le doute persiste, contactez le service client en précisant l'action que vous cherchez à réaliser.

Nos conseils

Appliquez le principe du juste nécessaire : chaque membre reçoit les rôles utiles à son travail, pas davantage.

Limitez le nombre de membres disposant de tous les rôles, tout en en conservant au moins deux.

Vérifiez les rôles attribués après toute évolution de votre activité (passage à la vente, ouverture d'un nouveau périmètre).

Documentez en interne qui détient le rôle Organisation : ce sont vos points de contact pour les invitations.

Questions fréquentes

Puis-je avoir plusieurs rôles ?

Oui. Les rôles se cumulent : vos accès correspondent à l'ensemble des rôles qui vous sont attribués.

Pourquoi le rôle Ventes n'est-il pas proposé dans mon organisation ?

Parce que votre organisation n'exerce pas d'activité de vente. Les rôles proposés dépendent toujours des activités ouvertes pour la structure. Contactez votre interlocuteur Agorastore pour ajouter l'activité de vente.

Qui peut modifier les rôles ?

Uniquement les membres disposant du rôle Organisation. Les autres consultent la liste des membres en lecture seule.

Mes rôles peuvent-ils changer sans que je le demande ?

Oui dans un cas : si vous êtes administrateur de l'organisation, les nouveaux rôles correspondant à une nouvelle activité vous sont attribués automatiquement. Si vos rôles ont été sélectionnés un par un, ils restent inchangés.

Le rôle Organisation donne-t-il accès aux enchères et aux ventes ?

Non. Il couvre l'administration de la structure : informations, adresses, documents, membres. Pour enchérir ou gérer des ventes, les rôles Achats, Fiches produits ou Ventes sont nécessaires.

Un membre peut-il avoir plus d'accès que ceux ouverts à l'organisation ?

Non, jamais. Les rôles répartissent les accès disponibles, ils ne peuvent pas en créer de nouveaux.