Cet article s'adresse aux professionnels dont l'organisation compte, ou comptera, plusieurs collaborateurs. Il décrit comment inviter une nouvelle personne, suivre les invitations en cours et consulter la liste des membres. Les actions décrites nécessitent le rôle Organisation.
En résumé
- La gestion des membres se fait depuis
Organisation>Utilisateursdans votre espace personnel.
- Tout le monde peut consulter la liste des membres ; seuls les détenteurs du rôle
Organisationpeuvent inviter ou modifier les rôles.
- Une invitation se fait par adresse e-mail, avec au moins un rôle à sélectionner.
- L'invité reçoit un e-mail contenant un lien d'activation valable 7 jours ; vous pouvez le renvoyer ou annuler l'invitation à tout moment.
- Ne partagez jamais vos identifiants : invitez plutôt votre collègue, il disposera de son propre compte.
1. Où trouver la gestion des membres
Depuis votre espace personnel, ouvrez le menu Organisation, puis l'onglet Utilisateurs.
La liste affiche, pour chaque membre :
- son nom et son prénom ;
- son adresse e-mail ;
- son statut (e-mail confirmé, numéro confirmé, compte complet) ;
- ses rôles.
Une barre de recherche permet de filtrer par nom, prénom ou e-mail, et des filtres rapides d'isoler les membres selon leur statut.
Si vous ne disposez pas du rôle Organisation, cette page reste accessible en lecture seule : vous voyez vos collègues, mais aucune action n'est proposée et l'onglet de gestion des invitations n'apparaît pas.
2. Inviter un nouveau collaborateur
Étape 1 — Ouvrir la gestion des invitations
Depuis Organisation > Utilisateurs, ouvrez l'onglet Gestion des invitations, puis cliquez sur Inviter un utilisateur.
Étape 2 — Renseigner l'invité
Une fenêtre s'ouvre avec quatre informations obligatoires :
- le prénom ;
- le nom ;
- l'adresse e-mail ;
- au moins un rôle.
Les rôles proposés dépendent des activités de votre organisation : une organisation uniquement acheteuse ne propose par exemple que les rôles Achats et Organisation.
Si un champ est manquant, il passe en rouge avec le message Ce champ est obligatoire.
Étape 3 — Envoyer l'invitation
Validez le formulaire. La fenêtre se ferme, le message Invitation envoyée s'affiche et l'invitation apparaît dans le tableau.
Votre collègue reçoit immédiatement un e-mail mentionnant votre nom, le nom de votre organisation et les rôles qui lui sont attribués, avec un bouton Activer mon compte.
Étape 4 — Côté invité : activer le compte
Votre collègue clique sur le lien reçu et suit un parcours simplifié : il définit son mot de passe, confirme son adresse e-mail et son numéro de mobile.
Il n'a aucune information d'organisation à saisir : il rejoint directement la vôtre, avec les rôles que vous avez définis.
3. Suivre et relancer les invitations
Le tableau des invitations affiche le nom, le prénom, l'e-mail, le statut (En attente ou Expirée) et la date d'envoi. Une recherche et des filtres rapides vous aident à vous y retrouver.
Deux actions sont disponibles sur chaque ligne :
Action | Effet |
Renvoyer l'invitation | Un nouvel e-mail est envoyé avec un nouveau lien d'activation. À utiliser si votre collègue n'a rien reçu ou si le délai est dépassé. |
Annuler l'invitation | Le lien devient inutilisable et la ligne disparaît du tableau, après confirmation. La personne ne peut plus rejoindre l'organisation. |
Votre collègue ne trouve pas l'e-mail d'invitation ? Faites-lui vérifier ses courriers indésirables avant de renvoyer l'invitation, et vérifiez l'orthographe de l'adresse saisie.
4. Modifier les rôles d'un membre
Depuis la liste des membres, le menu d'actions situé en bout de ligne permet de modifier les rôles attribués à un collaborateur. Les rôles et leur portée sont détaillés dans l'article consacré aux rôles.
Les actions sont unitaires : vous modifiez un membre à la fois, il n'existe pas d'action de masse.
Certains membres affichent la mention Rôle personnalisé. Leurs accès ont été ajustés spécifiquement et ne peuvent pas être modifiés en autonomie : un message vous invite alors à contacter le service client.
5. Départ d'un collaborateur
La suppression d'un membre n'est pas encore disponible depuis votre espace personnel. En cas de départ :
- Retirez-lui les rôles dont il n'a plus besoin, afin de limiter ses accès.
- Demandez au service client le blocage de son compte.
- Invitez la personne qui le remplace avec sa propre adresse e-mail.
Ne réutilisez jamais le compte d'un collaborateur parti en changeant simplement son adresse e-mail : l'historique des enchères et des ventes resterait attaché à la mauvaise personne.
Nos conseils
- Attribuez uniquement les rôles nécessaires à chaque collaborateur ; vous pourrez toujours en ajouter.
- Prévenez votre collègue avant de l'inviter : il saura reconnaître l'e-mail d'activation.
- Passez en revue la liste des membres au moins une fois par trimestre.
- Conservez au moins deux membres disposant du rôle
Organisation: vous évitez le blocage en cas d'absence.
Questions fréquentes
Combien de collaborateurs puis-je inviter ?
Il n'y a pas de limite. Chaque personne disposera de son propre compte et de ses propres rôles, tout en partageant les données de l'organisation.
Mon collègue a déjà un compte Agorastore, l'invitation fonctionne-t-elle ?
Un compte est rattaché à une seule organisation. Si votre collègue possède déjà un compte rattaché à une autre structure, contactez le service client : il vous indiquera la marche à suivre pour éviter les doublons.
Combien de temps le lien d'activation reste-t-il valable ?
Le lien contenu dans l'e-mail d'invitation est valable 7 jours. Passé ce délai, l'invitation apparaît comme expirée : utilisez l'action Renvoyer l'invitation.
Puis-je modifier les rôles d'un invité avant qu'il n'active son compte ?
Les rôles sont définis au moment de l'invitation. Pour les changer avant activation, annulez l'invitation puis renvoyez-en une nouvelle avec les bons rôles. Après activation, les rôles se modifient directement depuis la liste des membres.
Puis-je supprimer un membre de mon organisation ?
Pas encore depuis votre espace personnel. Retirez ses rôles et demandez le blocage de son compte au service client.
Un membre ne voit pas les fonctionnalités attendues, pourquoi ?
Vérifiez les rôles qui lui sont attribués dans la liste des membres. Si le rôle est correct mais que la fonctionnalité reste invisible, il se peut que l'activité concernée ne soit pas ouverte pour votre organisation : contactez le service client.